Privatlivspolitik
Her kan I læse, hvilke oplysninger vi bruger ved henvendelser, adgang til kundeportalen, bestilling, levering og fakturering, hvem der behandler dem, hvor længe vi gemmer dem, og hvordan I bruger jeres rettigheder.
Hvem er ansvarlig?
CocktailCompany ApS, CVR 38061224, Erhvervsvej 17, 2600 Glostrup, er dataansvarlig for behandlingen beskrevet her. Potio er en del af CocktailCompany ApS.
Kontakt os på info@potio.dk eller +45 42 90 58 75. Politikken gælder Potios offentlige hjemmeside, kundeportalen og punch-out fra jeres eget indkøbssystem.
Hvilke oplysninger bruger vi?
- Kundeforespørgsel: firma, CVR- eller EAN-nummer, kundetype, kontaktperson, e-mail og telefon, når I udfylder formularen under Bliv kunde.
- Nyhedsbrev: e-mailadressen, tidspunktet for tilmeldingen og den samtykketekst, du sagde ja til, hvis du tilmelder dig nyhedsbrevet.
- Kundeforhold og adgang: navn, arbejdsmail, telefon, firma, faktura- og leveringsadresse, kontaktperson, tilknytning til konto og leveringssted samt adgangsrolle. Ved login med kode eller link på e-mail gemmer vi kun en hash af koden, aldrig selve koden.
- Bestilling og levering: bestillinger, rekvisitionsnumre, leveringsoplysninger, beskeder, fakturaer, kreditnotaer og returregistreringer.
- Teknik og sikkerhed: IP-adresse, tidspunkt, browseroplysninger og fejl i hosting- og driftslog, og antal loginforsøg, så misbrug kan bremses.
Oplysningerne kommer fra jer selv, jeres virksomheds autoriserede administratorer og de kunde-, ordre- og regnskabsoplysninger, der indgår i kundeforholdet. Leverandørers leverings- og returkvitteringer og regnskabets status kan supplere dem.
Formål og retsgrundlag
- Kundeforespørgsler og oprettelse af kundeforhold: for at besvare jer og vurdere et kundeforhold. Grundlaget er skridt forud for en aftale (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) og vores legitime interesse i at besvare erhvervshenvendelser (litra f).
- Nyhedsbrev: med dit samtykke (litra a og markedsføringslovens § 10). Du kan trække samtykket tilbage når som helst ved at skrive til os, så sender vi ikke flere nyhedsbreve.
- Adgang, bestilling, levering, retur og fakturering: når du selv er part i aftalen, er grundlaget opfyldelse af aftalen (litra b). For virksomhedens kontaktpersoner og brugere er grundlaget vores legitime interesse i at drive og dokumentere erhvervskundeforholdet (litra f).
- Login-, ordre- og leveringsbeskeder på e-mail og SMS: en del af driften af kundeforholdet (litra b og f).
- Bogføring og regnskab: for at opfylde bogføringsloven (litra c).
- Sikkerhed, drift og fejlfinding: vores legitime interesse i at beskytte kontoen og holde systemet kørende (litra f).
- Nødvendige cookies og browserlagring: de er nødvendige for den tjeneste, I selv beder om, og kræver ikke samtykke efter cookiebekendtgørelsen. Tager vi statistik i brug, sker det kun med jeres samtykke (litra a), som kan trækkes tilbage.
Hvem får oplysningerne?
Autoriserede medarbejdere kan behandle de oplysninger, deres opgave kræver. Leverandører og transportører får de bestillings-, kontakt- og leveringsoplysninger, der er nødvendige for den aftalte leverance eller retur. Myndigheder og rådgivere kan modtage oplysninger, når en retlig pligt eller et konkret retskrav gør det nødvendigt. Vi sælger ikke personoplysninger.
Når en levering er gennemført, kan vi bede jer om en anmeldelse. Hvis invitationen sendes gennem Trustpilot, modtager Trustpilot navn, e-mail og ordrenummer for at kunne sende den.
Disse databehandlere behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks:
| Tjeneste | Opgave | Oplysninger | Placering |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean | Drift af ordresystemet: server, database, cache og fillager. | Kunde-, kontakt-, konto-, ordre- og leveringsoplysninger samt tekniske logdata. | Frankfurt, Tyskland (fra1) |
| Vercel | Drift af hjemmesiden og kundeportalen. | Forespørgsler gennem siden, IP-adresse, browseroplysninger og tekniske logdata. | Serverfunktioner i Frankfurt, Tyskland (fra1). Sidens filer leveres fra Vercels globale netværk. |
| Resend | Afsendelse af e-mails: loginkoder og loginlinks, invitationer samt ordre- og leveringsbeskeder. | Navn, e-mail og indholdet af beskeden, fx ordrenummer og leveringsoplysninger. | Irland (eu-west-1) |
| GatewayAPI | Afsendelse af SMS, når den kanal bruges. | Telefonnummer og indholdet af beskeden. | EU |
| e-conomic | Regnskab samt fakturaer og kreditnotaer, herunder deres levering. | Firma, kontaktperson, faktura- og leveringsadresse, e-mail og fakturalinjer. | EU |
Overførsel uden for EU/EØS
Vores opsætning placerer data i EU. Flere af leverandørerne er dog amerikanske virksomheder og kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, herunder i USA, fx ved support eller drift. Overførsler skal have et gyldigt grundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse som EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU's standardkontraktbestemmelser. Kontakt os for oplysninger om det konkrete overførselsgrundlag.
Cookies og browserlagring
Hjemmesiden bruger ingen annoncepixels, ingen analyseværktøjer og ingen cookies fra tredjeparter. Alle cookies og lagernøgler herunder er vores egne og nødvendige for den funktion, I bruger, eller husker et valg, I selv har truffet.
Banneret om cookies gemmer jeres valg i cookien cc_samtykke. Da vi i dag kun bruger nødvendige cookies, ændrer valget ikke, hvad der sættes. Tager vi statistik i brug, spørger vi igen, og intet måles før I har sagt ja.
| Navn | Type | Formål | Varighed | Kategori |
|---|---|---|---|---|
cc_samtykke | Cookie | Husker dit valg i cookie-banneret (kun nødvendige eller alle), så banneret ikke vises igen. (alle besøgende) | 12 måneder | nødvendig |
potio_token | Cookie | Holder dig logget ind i kundeportalen. HttpOnly, så sidens JavaScript ikke kan læse den. (indloggede kunder) | Følger sessionen, højst 7 dage. Slettes ved log ud. | nødvendig |
potio_session_expired | Cookie | Fortæller login-siden, at din session lige er udløbet, så du får den rigtige besked. Indeholder ingen oplysninger om dig. (indloggede kunder) | 30 sekunder | nødvendig |
potio_punchout | Cookie | Holder punch-out-sessionen, når du kommer fra jeres eget indkøbssystem. Gælder kun under /punchout. HttpOnly. (punch-out-indkøbere) | 2 timer. Slettes, når kurven sendes tilbage. | nødvendig |
cc_staff_token | Cookie | Holder en medarbejder logget ind i Potios interne arbejdsflade. HttpOnly. (medarbejdere) | 12 timer. Slettes ved log ud. | nødvendig |
cc_locale | Cookie | Husker det sprog, du selv har valgt i portalen. Sættes kun, når du vælger et sprog. (indloggede kunder) | 12 måneder | præference |
potio_cart_id:<id> | Lokal lagring | Husker hvilken kurv der er jeres, så den er der efter en genindlæsning. Selve kurven ligger i ordresystemet, ikke i browseren. (indloggede kunder) | Til du logger ud, skifter firma, sessionen udløber, eller et andet firma logger ind i samme browser. | nødvendig |
potio_cart_company:<id> | Lokal lagring | Husker hvilket firma kurven hører til, så en kurv ikke følger med til et andet firma. (indloggede kunder) | Som kurven ovenfor. | nødvendig |
potio_delivery_choice:<firma>:<kurv>:<sted> | Sessionslagring | Husker den valgte leveringsdag og ekspresvalg for samme firma, kurv og leveringssted efter en genindlæsning. Systemet kontrollerer igen, at dagen kan vælges. (indloggede kunder) | Til fanen lukkes, eller den valgte dag ikke længere er tilgængelig. | nødvendig |
potio_location_id | Lokal lagring | Husker det leveringssted, du sidst valgte. Giver ikke adgang i sig selv; adgangen kontrolleres af systemet. (indloggede kunder) | Til du vælger et andet sted eller rydder browserens lager. | nødvendig |
potio:welcome:new-shop:v3 | Lokal lagring | Husker, at du har lukket introduktionen til den nye butik på login-siden. (alle besøgende) | Til du rydder browserens lager. | præference |
potio:favorites-selection:<liste> | Sessionslagring | Husker hvilke varer du har krydset fra på en favoritliste, og det antal hjertefavoritter du vil lægge i kurven, når listen hentes igen. (indloggede kunder) | Til fanen lukkes, eller listen fjernes. | præference |
potio:favorites-intro:v1 | Lokal lagring | Husker, at forklaringen af favoritlister er vist, så den ikke vises igen. (indloggede kunder) | Til du rydder browserens lager. | præference |
potio:lead:attempt | Sessionslagring | En tilfældig forespørgselsnøgle, så en genindlæsning efter en fejl ikke sender den samme kundeforespørgsel to gange. (alle besøgende) | Til fanen lukkes, eller forespørgslen er modtaget. | nødvendig |
potio-staff-home-queue:<kontekst> | Sessionslagring | Husker hvilken arbejdskø en medarbejder sidst åbnede. (medarbejdere) | Til fanen lukkes. | præference |
Cookies og browserlagring kan fjernes i browserens indstillinger. Det kan fjerne gemte valg eller betyde, at I skal logge ind igen. Adgang til firmaer, steder og ordrer kontrolleres af systemet; browserens gemte valg giver ikke adgang i sig selv.
Hvor længe gemmer vi oplysningerne?
- Bogføringsmateriale, herunder fakturaer og kreditnotaer: fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, som bogføringsloven kræver.
- Kundeforhold, bestillinger og leveringer: så længe kundeforholdet består, og derefter så længe det er nødvendigt for regnskab, reklamationer eller et konkret retskrav.
- Kundeforespørgsler, der ikke bliver til et kundeforhold: så længe det er nødvendigt for at besvare og følge op på henvendelsen.
- Nyhedsbrev: indtil du afmelder dig. Derefter gemmer vi kun afmeldingen, så vi ikke skriver til dig igen.
- Loginkoder sendt på e-mail: brugte og udløbne koder slettes 30 dage efter de er oprettet, og registrerede forkerte gæt efter to døgn.
- Log over kald fra jeres systemer til vores integrations-API: slettes efter 30 dage.
- Sessioner: et login udløber efter den tid, der står i tabellen over cookies.
Oplysninger, som fortsat skal bruges til regnskab eller dokumentation, kan derfor ikke altid slettes sammen med en loginadgang.
Beskyttelse
Adgang begrænses efter opgave, firma og sted. Login-cookies kan ikke læses af sidens JavaScript, loginforsøg begrænses, og forbindelsen er krypteret. Driftskopier understøtter genopretning. Ingen internetoverførsel eller lagring kan garanteres fuldstændig risikofri.
Jeres rettigheder
Du har ret til indsigt i oplysninger om dig, til at få fejl rettet og i relevante tilfælde til at få oplysninger slettet, begrænse behandlingen, gøre indsigelse mod behandling på grundlag af legitim interesse eller få oplysninger udleveret i et format, der kan flyttes. Rettighedernes anvendelse afhænger af behandlingens grundlag og eventuelle lovkrav. Tilbagekaldelse af samtykke ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.
Skriv til info@potio.dk, hvis du vil bruge dine rettigheder eller har spørgsmål. Du kan også klage til Datatilsynet og læse mere om rettighederne.
Spørgsmål til jeres oplysninger?
Skriv eller ring, så kan vi behandle henvendelsen om det konkrete kundeforhold.
+45 42 90 58 75 · info@potio.dk